Tugas

  1. Menyusun kebijakan dan prosedur pengelolaan informasi dan dokumentasi.
  2. Melakukan audit internal untuk memastikan kepatuhan terhadap kebijakan dan prosedur.
  3. Mengidentifikasi dan mengatasi risiko terkait dengan pengelolaan informasi.
  4. Merancang dan mengelola sistem basis data untuk menyimpan informasi dan dokumen.
  5. Menyediakan akses dan dukungan bagi pengguna yang memerlukan informasi atau dokumen.
  6. Berkoordinasi dengan departemen atau unit lain dalam organisasi untuk memastikan integrasi yang efisien dari informasi dan dokumen.
  7. Mengikuti perkembangan teknologi dan tren terkini dalam pengelolaan informasi dan dokumen.

Fungsi

  1. Pengumpulan Informasi: Pejabat pengelola informasi dokumentasi bertanggung jawab untuk mengumpulkan informasi dari berbagai sumber di dalam dan di luar organisasi. Mereka harus memastikan bahwa informasi tersebut relevan, akurat, dan sesuai dengan kebijakan dan prosedur yang berlaku.
  2. Pengelolaan dan Penyimpanan Dokumen: Tugas utama pejabat pengelola informasi dokumentasi adalah mengatur sistem penyimpanan dokumen yang efisien dan aman. Mereka harus memastikan dokumen-dokumen tersebut mudah diakses dan tidak mudah rusak atau hilang.
  3. Pengendalian Versi Dokumen: Sebagai bagian dari tugas pengelolaan, pejabat ini harus memastikan bahwa setiap versi dokumen diidentifikasi, dilacak, dan tersedia untuk penggunaan yang sesuai.
  4. Keamanan Informasi: Pejabat pengelola informasi dokumentasi bertanggung jawab untuk menjaga keamanan informasi dan dokumen agar tidak jatuh ke tangan yang tidak berwenang. Mereka harus menerapkan kebijakan keamanan yang tepat, seperti mengatur izin akses dan mengenkripsi data jika diperlukan.
  5. Pelatihan dan Penyuluhan: Pejabat ini juga berperan dalam memberikan pelatihan kepada staf atau karyawan mengenai kebijakan dan prosedur pengelolaan informasi dan dokumen yang benar. Mereka harus memastikan bahwa semua orang di organisasi memahami pentingnya mengelola informasi dengan benar.
  6. Penghapusan dan Pemusnahan Dokumen: Pejabat pengelola informasi dokumentasi harus mengetahui jangka waktu penyimpanan dokumen dan mengatur pemusnahan dokumen yang sudah tidak diperlukan atau melewati batas waktu penyimpanan.

Peran pejabat pengelola informasi dokumentasi sangat penting untuk menciptakan lingkungan kerja yang efisien, transparan, dan dapat diandalkan dalam hal pengelolaan informasi dan dokumen. Dengan pemahaman yang baik tentang pentingnya informasi, mereka berperan dalam melindungi aset berharga organisasi dan memastikan bahwa informasi yang dikelola dapat memberikan manfaat dan nilai tambah bagi organisasi tersebut.